O PROCESSO DE PLANEJAMENTO Planejar é PENSAR ANTES DE AGIR, é o contrário de improvisar. O método de planejamento e o plano são apenas instrumentos para chegar-se a um objetivo. No caso de um indivíduo, planejar e agir se sucedem rapidamente, por isso o processo é mais fácil, pois quase que, permanentemente ele está reavaliando seus passos para não perder o rumo e obter o que deseja. Quando se trata de várias pessoas, vários interesses, muitas ações ou atividades complexas, esse processo torna-se mais difícil. Surge uma divisão de trabalho entre os que planejam e os que executam, entre os que pensam a ação e os que agem ou sofrem as conseqüências dela. Começa aí uma das grandes complicações da administração pois, na verdade, não pode haver um distanciamento do planejamento (pensar) e do desenvolvimento do mesmo (ações), uma vez que são atos contínuos e simultâneos dentro de uma realidade que se modifica continuamente. Portanto, planejar significa preparar e organizar bem a ação, somado a acompanhá-la para confirmar ou corrigir o decidido, somado ainda a revisá-la e a criticar a preparação feita, depois da ação terminada. O exercício de planejar é um método de trabalho aplicável por quem quiser e que, no caso do planejamento social ou de saúde, permitirá maior probabilidade de sucesso, quanto maior for o envolvimento daqueles verdadeiramente interessados nas ações. Listamos a seguir, de forma sintetizada, alguns princípios discutidos por F. W. Ferreira em seu livro intitulado, PLANEJAMENTO SIM e NÃO, que nos parecem sempre úteis e atuais:
nunca deve-se pretender elaborar planos definitivos. Plano é algo que está em elaboração permanente. É preferível um documento sintético de fácil divulgação para promover a leitura e discussão junto aos grupos interessados;
planejar não implica em ver as coisas de uma única maneira; a mesma realidade sobre a qual se está agindo pode ser explicada de diferentes modos; a variação não vem de estar planejando ou não, mas da posição de cada um nessa realidade e face a ela.
ELABORANDO O PROJETO DE INTERVENÇÃO
LEVANTAMENTO DA SITUAÇÃO ATUAL O primeiro passo para a construção de um Projeto de Intervenção deve ser o envolvimento de todos os atores que estão envolvidos direta ou indiretamente nas ações de atenção oncológica para que seja feito o diagnóstico situacional de forma mais aprofundada e da maneira mais ampla possível. Que enfoques devem ser abordados nesse momento? Atuam estas abordagens tais como:
Qual a dimensão do problema?
Aonde pretendo chegar?
Como pretendo fazer?
Quais as dificuldades atuais e futuras para atingir o que pretendo?
Estamos alinhados com os objetivos Estratégicos?
Não? Como faze-lo?
IDENTIFICAÇÃO DOS PROBLEMAS O levantamento da situação atual deverá subsidiar o processo de discussão e elaboração do projeto de intervenção. O próximo passo é o listar os problemas que interferem direta ou indiretamente no cumprimento dos objetivos estratégicos, nas metas e indicadores estabelecidos. Considerando os diferentes tipos de problemas a serem enfrentados e o fato de que nem sempre se dispõe de recursos suficientes para resolvê-los com eficácia, é fundamental que esses problemas sejam colocados dentro de uma escala de prioridades, baseada na sua relevância para o setor/área. Na seleção de problemas prioritários entram em jogo vários fatores de valoração:
valor político a importância que o problema tem para o setor/área, levando em conta a conjuntura atual;
governabilidade a possibilidade e oportunidade de enfrentar o problema com êxito, que depende da relação de peso entre as variáveis que o setor/área unidade controla, em relação ao problema;
eficácia - medida de exiqüibilidade, que é a possibilidade que se tem para enfrentar o problema e obter resultados;
conseqüência de adiamento - avaliação do impacto que onão enfrentamento do problema vai provocar, dificultando os processos de mudanças e melhoria de qualidade dos serviços ou produto.
Ao final desta etapa teremos definido uma lista dos problemas prioritários.
IDENTIFICAÇÃO DAS CAUSAS A etapa seguinte do processo consiste em identificar o conjunto de causas que determinam direta ou indiretamente a existência de um problema. Deve ser lembrado que, comprovadamente, algumas poucas causas criam a maior parte dos efeitos em relação a esse problema. As causas devem responder às seguintes perguntas: Por que o problema existe? Que fatos produzem o problema?
PLANO DE TRABALHO Evidentemente, a partir do levantamento das causas é que são estabelecidas as propostas de ação a serem desenvolvidas para resolver o(s) problema(s) que interferem direta ou indiretamente no cumprimento dos Objetivos estratégicos com suas respectivas metas e indicadores. O conjunto das propostas de ação pertinentes a cada objetivo estratégico com o respectivo orçamento irá compor oPlano de Trabalho.
DEFINIÇÃO DAS METAS E INDICADORES Meta é a forma de representação quantificável do objetivo estratégico em um determinado período de tempo. Sua descrição deverá refletir a situação desejada a ser alcançada e permitir o acompanhamento dos resultados obtidos frente aos Objetivos Estratégicos definidos. Indicador é o dado estatístico capaz de dar uma idéia do estado de determinada situação ou objeto, permitindo compará-los com padrões e metas pré-estabelecidas, que auxiliam no processo de tomada de decisão.
ELABORAÇÃO DAS AÇÕES Para executar com sucesso o Plano de trabalho é necessário definir o conjunto de ações necessárias para que as metas e indicadores definidos por objetivo estratégico possam ser alcançados. Um fator importante, nesta etapa, é que sejam claramente identificados os responsáveis pelo desenvolvimento das ações bem como a correta definição de recursos e prazos visando a garantir mecanismos de acompanhamento, monitoramento e avaliação do Pano de Trabalho. Os recursos financeiros devem ser incluídos quando da elaboração do orçamentação das ações do respectivo Plano de Trabalho.
ACOMPANHAMENTO DOS PLANOS DE TRABLAHO O acompanhamento, o monitoramento e avaliação das ações serão realizados, utilizando-se o aplicativo como registro das informações sobre a execução do orçamento previsto para cada ação bem como das dificuldades encontradas para o desenvolvimento das mesmas, das propostas de solução e dos resultados obtidos. Para que o aplicativo de planejamento possa estar cumprindo o seu papel de ser um instrumento que venha a atribular os diferentes atores envolvidos com o planejamento das ações de atenção oncológica, de estar subsidiando as decisões dos gestores e gerentes do processo sobre a melhor utilização dos recursos e estar garantindo uma avaliação transparente é fundamental que o aplicativo seja compreendido e utilizado como uma ferramenta de gestão que deve ser compartilhada com os diferentes atores envolvidos no processo.
OPERACIONALIZAÇÃO DO APLICATIVO DE CADASTRO DO PLANO DE TRABALHO
1. ACESSANDO O APLICATIVO Clique em "Ações e Serviços de Saúde" no Portal da Rede de Atenção Oncológica;
Clique em "II Curso de Qualificação de Gestão da Atenção Oncológica"
Clique em "Plano de Trabalho"
Clique em "Cadastro das ações";
Faça o login do usuário e da sua senha. Caso você ainda não tenha um cadastro, clique em "Voltar", clique em "Solicitação de senha de acesso ao Cadastro do Plano de Trabalho", escolha o seu estado e preencha os campos para cadastro.
2. INCLUÍNDO OBJETIVO ESTRATÉGICO
Clique em "Incluir" na tela de Consulta de Objetivos/Metas
Selecione o objetivo estratégico, digite a meta e o indicador;
Clique em "Cadastrar"
Objetivo Estratégico: (são agrupados em sete (7) grandesáreas estratégicas que estão em consonância com a Política Nacional de Atenção Oncológica – PT/GM nº 2439 de 05 de dezembro de 2005)
Aumento da cobertura da população-alvo; Garantia da qualidade das ações; Mobilização Social; Organização da Rede de Educação Permanente; Fortalecimento do Sistema de Informação; Projeto de Pesquisa Aplicada; Promover a descentralização das Ações.
3. INSERINDO AÇÃO
Clique no objetivo estratégico cadastrado;
Clique em "Incluir Ação";
Preencha a planilha referente a ação e clique em "Cadastrar";
4. INCLUÍNDO ORÇAMENTO
Clique na ação cadastrada:
Clique em "Incluir Orçamento"
Preencha a planilha de orçamento e clique em "Cadastrar". Observações:
Para inserir novas ações no mesmo objetivo estratégico, clique em "Incluir Ação" e vá repetindo a operação tantas sejam as ações necessárias.
Para inserir novo objetivo estratégico clique em "Inserir Objetivo Estratégico" e repita o processo anteriormente apresentado.
5. EXCLUÍNDO OBJETIVO ESTRATÉGICO
Clique em "Excluir";
Certifique-se que o objetivo estratégico a ser excluído é o apresentado na tela;
Clique em "Confirma Exclusão"; Observação: Caso o Objetivo Estratégico tenha uma Ação cadastrada e Orçamento cadastrado, clique primeiro em orçamento e clique em "Excluir" e depois entre em ação e clique em "Excluir" para só então poder dar o comando de excluir no objetivo estratégico.
6. EXCLUINDO AÇÃO
Clique na Ação e clique em "Excluir";
Certifique-se que a ação a ser excluído é o apresentado na tela;
Clique em "Confirma Exclusão"; Observação: Caso a ação tenha orçamento cadastrado, clique primeiro em orçamento e clique em "Excluir" e depois clique em ação e depois clique em "Excluir"
7. EXCLUINDO ORÇAMENTO
Clique em "Orçamento" e depois clique em "Excluir".
Certifique-se que o orçamento a ser excluído é o apresentado na tela;
